ENTSCHEIDUNGSHILFE:
Die Entscheidung zu treffen ob Projekte intern abgearbeitet werden oder ob man sie besser an Dienstleister auslagert ist scheinbar nicht leicht zu treffen. Für Scann Projekte gilt: jeder hat schon einmal etwas eingescannt - aber: wie sieht die Situation aus, wenn große Mengen, in kurzer Zeit sicher verarbeitet werden sollen? Hier eine Entscheidungshilfe zu geben ist Inhalt dieses Dokuments.
Scannen? Jeder kann das!
Schnell einmal zu einem Multifunktionsgerät zu gehen und ein paar Seiten in ein Verzeichnis zu scannen ist keine große Herausforderung. Wenn Sie allerdings vorhaben, Ihr Archiv, dass auf haptische Bedürfnisse optimiert ist, zu digitalisieren, dann kommen einige Herausforderungen auf Sie zu:
Erfassen der Ordner im Archiv
Manipulation / Transport zum Arbeitsplatz: kommen auch tatsächlich alle Ordner an, wer stellt sicher, dass die Menge der Entnommenen auch den Gescannten entsprechen?
Aufbereiten der Ordner: es ist ein erheblicher Unterschied ob man Dokumente in Papierform aufbewahrt oder diese elektronisch nutzen möchte: z.B.: Rückentexterfassung, Umgang mit Registern, Post It, was geschieht mit Sonderformaten (Pläne, Verträgen) die auf anderen Geräten verarbeitet werden müssen? Wie gelangen diese im Endergebniss wieder an die richtige Stelle? Wie müssen die Stapel für meine jeweilige Maschine aussehen damit ich einen optimalen Durchsatz und Qualität erreiche?
Verarbeitung / Scannen: professionelles Scannen erfordert professionelle Software und eine Menge an Erfahrung wie Maschinen zu kalibrieren sind. Sie sollten ihre Hard- und Software genau kennen: was stelle ich an der Maschine ein - was regle ich über Software. Welche Besonderheiten kann ich nützen und: was mache ich im Fehlerfall?
Aufbereiten der Daten: Grundsätzlich liefern Scanner lediglich Bilder. Welche Bildverbesserungsmaßnahmen kann ich setzen? Welche Gammawerte sind für mein Beleggut optimal? Welche Schwellwerte brauche ich für das automatische Löschen von leeren Rückseiten bei gleichzeitiger Sicherheit, dass Informationen unter keinen Umständen verloren gehen? Wie steuere ich den Produktionsprozess, dass entsprechende Metainformationen für mein DMS automatisch entstehen?
Diskretion und Vertraulichkeit: wie stelle ich sicher, dass Informationen, die den Kern meines Unternehmens ausmachen nicht nach aussen dringen?
Zeit für Pragmatiker.
Um diese Art von Projekten abzuwickeln benötigen Sie neben signifikanten Investitionen eine Menge an Management- und Organisationsaufwand bei unsicherem Ergebnis.
Wir bei celox service beschäftigen uns mit diesem Thema seit Jahren auf professioneller Ebene. Nachdem wir in etwa 240.000.000 Dokumente gescannt haben stellen wir mit Erstaunen fest: es gibt immer noch Sonderfälle. Aber: unsere Erfahrung ermöglicht es, schnell eine Lösung zu erarbeiten. So wächst unser Handbuch von Projekt zu Projekt zum Nutzen unserer Kunden.
Unsere Mission: in drei Schritten digital.
Wir bereiten Ihr Archiv professionell auf, ohne dass wir interne Ressourcen aus dem Kerngeschäft binden:
Besichtigen - Abholen - Rückliefern. Leider werden wir uns pro Projekt nur drei mal sehen...