Rechnungseingangslösung

WIE SIE DURCH OUTSOURCING DIE MANIPULATIONSKOSTEN (zumindest) HALBIEREN

Unabhängig davon ob Unternehmen ihre Rechnungen digital per eMail oder in klassischer Papierform erhalten, müssen diese manuell erfaßt werden. Medienbrüche erzeugen zwangsläufig Aufwand in der Verwaltung (Datenerfassung) und in der Bearbeitung bzw. Vorbereitung für interne Freigabeprozesse (Workflow).

Unsere Leistung:

celox service GmbH übernimmt in ihrem Auftrag täglich Ihre Eingangsrechnungen und digitalisiert diese. Ab diesem Moment stehen die Rechnungen für interne Freigabeprozesse bereit und können im Anschluss unmittelbar archiviert werden. Die Archivierung kann entweder beim Kunden auf eigenen Systemen oder in einem Rechenzentrum erfolgen.

Alle Daten werden in weiterer Folge automatisiert positionsgenau ausgelesen und nach Plausabilitätsprüfung zusätzlich manuell auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.

Der dabei entstehende Datensatz kann je nach Integrationstiefe in das ERP System unmittelbar als Buchungssatz übernommen werden.

Ihre Vorteile:

• Signifikante Kostensenkung bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Variabilisierung von Gemeinkosten, damit können die tatsächlichen Kosten den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden
• Freiwerden von internen Ressourcen für höherwertige Tätigkeiten
• Straffung interner Abläufe / Rechnungsfreigabeprozesse durch adhoc Bereitstellung der Dokumente in der Organisation bei zeitlicher oder örtlicher Unabhängigkeit
• Tagfertiges Rechnungseingangsbuch unterstützt bei der Einhaltung von Skontofristen durch Übergabe dieser Information an das bestandsführende System
• rechtliche Nachweispflichten (Belegarchivierung) durch elektronische Aufbewahrung kann das klassische Ordnerarchiv ersetzen
• Suchen und Finden direkt am Arbeitsplatz durch Volltexterkennung (OCR)
• Definierte, kontinuierliche Dienstleistungsqualität durch eindeutig festgelegte Service Level Agreements

Vorgehensmodell:

Je nach gewünschter Integrationstiefe besteht ein Rechnungseingangsprojekt aus einem Initialprojekt zur Erarbeitung der notwendigen Schnittstellen und Anforderungen sowie einem Betriebsprojekt, dass auf monatlicher Basis verrechnet wird.